Create Your First Project
Start adding your projects to your portfolio. Click on "Manage Projects" to get started
Finex
Tipo de projeto
UI/UX Design e design de Frontend
Data
Agosto de 2024
Função
UI/UX Designer e Designer de frontend.
A implementação do projeto web está sendo conduzida pela equipe de desenvolvedores da Superintendência de Tecnologia da Informação.
Cliente
Pró-Reitoria de Extensão da Universidade Federal de Pernambuco
Categoria
Enterprise Resource Planning (ERP)
Tecnologias utilizadas:
Design e prototipagem: Figma
Metodologia de pesquisa:
Para entender as necessidades e os desafios da PROEXT/UFPE em relação à gestão de ações de extensão e construir uma base sólida para o desenvolvimento do Finex, foram empregadas diversas metodologias de pesquisa, combinando abordagens qualitativas e quantitativas:
Entrevistas com stakeholders: Foram realizadas entrevistas semi-estruturadas com diferentes stakeholders envolvidos na gestão e execução de ações de extensão, incluindo:
Coordenadores de projetos;
Docentes extensionistas;
Técnicos administrativos da PROEXT.
As entrevistas buscaram compreender as dificuldades, necessidades e expectativas de cada grupo em relação ao sistema atual (SIGAA) e às suas funcionalidades.
Análise de documentos institucionais: Foram analisados documentos institucionais relacionados à extensão, tais como:
Relatórios de gestão da PROEXT;
Planos de desenvolvimento institucional (PDI);
Normativas e regulamentos internos;
Atas de reuniões e eventos relacionados à extensão.
Essa análise permitiu identificar as diretrizes, os objetivos e os indicadores de desempenho relacionados às ações de extensão, bem como as lacunas e os desafios existentes na gestão atual.
Pesquisa bibliográfica: Foi realizada uma pesquisa bibliográfica abrangente sobre as melhores práticas em gestão de projetos de extensão, softwares de gerenciamento e plataformas de tecnologia da informação aplicadas à extensão universitária.
Essa pesquisa forneceu um referencial teórico para o desenvolvimento do Finex, permitindo a incorporação de funcionalidades e recursos alinhados com as tendências e inovações na área.
Análise comparativa (Benchmarking): Foram analisados sistemas de gerenciamento de ações de extensão utilizados em outras instituições de ensino superior, identificando suas principais funcionalidades, vantagens e desvantagens.
Essa análise comparativa permitiu identificar as melhores práticas e as tecnologias mais adequadas para o desenvolvimento do Finex.
Análise de dados do SIGAA: Foram analisados dados extraídos do SIGAA, como número de projetos, número de participantes, áreas temáticas, etc., para identificar padrões, tendências e gargalos nos processos de gestão da extensão.
Principais problemas encontrados:
A partir da pesquisa realizada, foram identificados os seguintes problemas e desafios na gestão atual das ações de extensão na UFPE:
Usabilidade e Interface: Interface complexa e pouco intuitiva: O SIGAA apresenta uma interface complexa e pouco intuitiva, dificultando a navegação e o uso por parte dos usuários, especialmente aqueles com menor familiaridade com tecnologia.
Dificuldade de acesso a informações: A localização e o acesso às informações relevantes, como status dos projetos, relatórios e documentos, são complexos e demandam muito tempo.
Falta de personalização: O sistema não permite a personalização da interface ou dos relatórios, dificultando a adaptação às necessidades específicas de cada usuário.
Funcionalidades e Processos: Burocracia e complexidade nos processos: Os processos de submissão, aprovação, execução e prestação de contas das ações de extensão são burocráticos e complexos, envolvendo diversas etapas e formulários.
Geração de relatórios limitada e inflexível: Os relatórios gerados pelo SIGAA são limitados, inflexíveis e difíceis de serem personalizados para atender às necessidades de análise e acompanhamento das ações de extensão. A extração de dados para análises mais aprofundadas é complexa e trabalhosa.
Ausência de indicadores de desempenho: O sistema não oferece indicadores de desempenho para as ações de extensão, dificultando a avaliação dos resultados e o monitoramento do impacto social das atividades.
Dificuldades de comunicação e colaboração: A comunicação entre os diferentes atores envolvidos nas ações de extensão (coordenadores, docentes, discentes, comunidade) é dificultada pela falta de ferramentas de comunicação e colaboração integradas ao sistema.
Acessibilidade: Falta de acessibilidade para usuários com deficiência: O SIGAA não atende aos requisitos de acessibilidade, dificultando o acesso e o uso por parte de usuários com deficiência.
Resultados esperados:
Otimização dos processos de gestão das ações de extensão;
Melhoria na qualidade e eficiência das ações de extensão;
Fortalecimento da cultura de avaliação e monitoramento;
Aumento da transparência e da prestação de contas;
Ampliação do impacto social das ações de extensão.
Principais funcionalidades:
Interface de usuário amigável e intuitiva;
Fluxo de trabalho simplificado e automatizado;
Geração de relatórios personalizados e indicadores de desempenho;
Gestão orçamentária e financeira integrada;
Acessibilidade para usuários com necessidades especiais.
O Finex (Gerenciador de Atividades de Extensão, com e sem Movimentação Financeira) é um sistema web projetado especificamente para a gestão de ações de extensão universitária na UFPE. Ele surge como resposta aos desafios e limitações encontrados no sistema atual (SIGAA) e visa a modernizar e otimizar todo o ciclo de vida dos projetos de extensão, desde o planejamento e submissão até a execução, avaliação e prestação de contas.
A necessidade de um novo projeto, o Finex, surgiu devido às significativas limitações e desafios encontrados no sistema atual de gestão de ações de extensão da UFPE. Embora funcional em outras áreas, o sistema se mostrou inadequado para atender às demandas específicas da extensão universitária, gerando uma série de problemas que comprometem a eficiência, a transparência e o impacto das ações.
As principais razões para a criação do Finex são:
Interface complexa e pouco intuitiva do SIGAA: A interface do SIGAA é considerada complexa e de difícil navegação, especialmente para usuários com pouca experiência em sistemas de informação. Isso dificulta o acesso às informações, o preenchimento de formulários e o acompanhamento das ações.
Burocracia e complexidade nos processos: Os processos de submissão, aprovação e prestação de contas no SIGAA são excessivamente burocráticos e complexos, demandando muito tempo e esforço dos extensionistas.
Falta de funcionalidades específicas para a extensão: O SIGAA não possui funcionalidades específicas para a gestão de ações de extensão, como o controle de indicadores, a gestão financeira dos projetos e a emissão de relatórios personalizados.
Integração limitada com outros sistemas: O SIGAA tem integração limitada com outros sistemas institucionais, como o sistema financeiro e o sistema de recursos humanos, gerando retrabalho e inconsistências de dados.
Dificuldades na gestão orçamentária e financeira: A gestão financeira dos projetos de extensão no SIGAA é complexa e ineficiente, dificultando o acompanhamento dos gastos, a elaboração de orçamentos e a prestação de contas.
Ausência de indicadores de desempenho: O SIGAA não oferece indicadores de desempenho para as ações de extensão, dificultando a avaliação dos resultados e o monitoramento do impacto social das atividades.
Dificuldades de comunicação e colaboração: A falta de ferramentas de comunicação e colaboração integradas ao SIGAA dificulta a interação entre os diferentes atores envolvidos nas ações de extensão.
Falta de acessibilidade: O SIGAA não atende aos requisitos de acessibilidade, dificultando o acesso e o uso por parte de usuários com deficiência.
Necessidade de informações em tempo real: A gestão da extensão universitária exige informações em tempo real para tomada de decisões estratégicas, o que não é possível com o SIGAA, que depende de processos manuais e demorados para gerar relatórios e indicadores.
Demanda por relatórios personalizados: O SIGAA não permite a geração de relatórios personalizados, o que dificulta a análise de dados e o acompanhamento do progresso das ações de extensão de acordo com as necessidades específicas da PROEXT.
Alinhamento com as diretrizes institucionais: O Finex foi projetado para estar em conformidade com as diretrizes e os objetivos institucionais da UFPE para a extensão universitária, garantindo que as ações estejam alinhadas com o PDI e contribuam para o desenvolvimento institucional.
